COST CONTROL INDONESIA (CCI)

Dalam mengendalikan operasional suatu hotel, manajemen membutuhkan informasi yang akurat dan secepatnya. Informasi mengenai perkembangan usaha, seperti pendapatan penjualan kamar, penjualan makanan dan minuman disetiap restoran, jumlah kamar yang dijual, jumlah tamu yang menginap, jumlah tamu makan dan lain – lain , selalu berfluktuasi setiap harinya. Perubahan – perubahan tersebut perlu dicermati manajemen, sehingga kondisi yang kurang menguntungkan dapat segera diantisipasi.

Informasi mengenai operasional setiap hari disajikan dalam suatu laporan. Laporan tersebut yaitu Manager’s Daily Report , seringkali disebut juga Daily Report of Operation. Manager’s Daily Report memuat informasi , antara lain:

¨ - Penjualan dengan sumbernya

¨ - Statistik dan rasio operasional

¨ - Saldo Bank

¨ - Jumlah Piutang

Salah satu rasio yang digunakan untuk menganalisis operasional yaitu occupancy atau tingkat hunian.Rasio occupancy menunjukkan tingkat penggunaan fasilitas hotel yang dijual untuk menghasilkan pendapatan. Dalam operasional hotel, occupancy sebenarnya tidak hanya digunakan untuk mengukur tingkat hunian kamar (room occupancy) saja , akan tetapi juga dapat untuk mengukur tingkat hunian kursi (seat occupancy) di restauran.

Room occupancy merupakan tingkat hunian kamar yang terjual dari jumlah yang tersedia. Occupancy tersebut selalu berfluktuasi dari hari ke hari. Tingginya room occupancy suatu hotel di harapkan dapat mendongkrak penjualan dari outlet lainnya misalnya penjualan makanan dan minuman, telepon, laundry, sport dan lainnya. Sehingga banyak sukses tidaknya suatu hotel diukur dari room occupancy. Meskipun demikian, room occupancy yang tinggi harus tetap memperhatikan harga kamar.

ROOM OPERATING RATIO

Net Room Sales

Net Room Sales atau pendapatan bersih kamar merupakan pendapatan bersih dari penjualan kamar. Apabila ada potongan penjualan (allowance), harus dikurangkan terhadap pendapatan kotor kamar untuk memperoleh net room sales.

Total Rooms In The House

Total rooms in the house merupakan jumlah kapasitas kamar tamu yang dimiliki hotel.

contoh : Total Rooms In The House = 100 kamar

Permanent House Use

Permanent House Use merupakan kamar tamu yang digunakan secara tetap untuk suatu periode. Pemakaian kamar secara permanen ini umumnya digunakan untuk executive staff, sehingga bukan merupakan kamar yang dijual.

contoh: Permanent House Use = 2 Kamar

Complimentary Rooms

Complimentary rooms merupakan kamar yang dihuni oleh tamu secara gratis basis atau tamu yang menginap tidak dikenakan biaya. Complimentary rooms pada umumnya diberikan oleh hotel untuk tour leader, tamu penting, konsultan manajemen, akuntan publik dan kompensasi pelayanan.

contoh : Complimentary room = 3 kamar

Rooms Available

Rooms Available merupakan jumlah kamar tamu yang tersedia untuk dijual pada suatu periode. Rooms available merupakan jumlah kamar yang tersdia untuk dijual, sehingga kamar tamu yang digunakan secara permanen oleh staff (permanent house use) dan kamar yang rusak atau dalam perbaikan harus tidak diperhitungkan.

Total Rooms Available = Total Rooms In The House –

Permanent House Use – Out Of Order

Berdasarkan contoh – contoh di atas, maka Total Rooms Available satu hari dapat dihitung sebagai berikut :

Total Rooms In the House = 100- 2-1 = 97 kamar.

Number of Rooms Sold

Number of Rooms Sold merupakan jumlah kamar tamu yang terjual, atau jumlah kamar yang dihuni secara paid basis. Karena yang diperhitungkan hanya kamar yang terjual saja, maka complimentary rooms tidak diperhitungkan.

Number of Rooms Sold berbeda pengertiannya dengan Rooms Occupied. Rooms occupied merupakan jumlah kamar tamu yang dihuni, sehingga kamar – kamar yang dihuni secara gratis basis ( complimentary), tetap diperhitungkan.

Number of Rooms Sold = Rooms Occupied – Complimentary Rooms

Berdasarkan contoh di atas ( Manager’s Daily Report) , maka number of Rooms Sold , dapat dihitung sebagai berikut :

Number of Rooms Sold = 87 – 3 = 84 kamar

Number of Paid Guest

Number of paid guest merupakan jumlah tamu yang menginap pada kamar yang terjual. Number of paid guest berbeda dengan number of guest. Number of guest merupakan jumlah seluruh tamu yang menginap, termasuk tamu – tamu complimentary. Dengan menggunakan contoh di atas maka number of paid guest dapat dihitung sebagai berikut :

Number of paid guest = No. of guest – no. complimentary guest

= 171 - 3 = 168

Paid Occupancy Percentage

Paid occupancy percentage merupakan persentase tingkat hunian kamar yang terjual. Dalam menghitung paid occupancy percentage, kamar yang dihuni secara complimentary tidak diperhitungkan. Paid ocupancy diperoleh dengan jumlah kamar yang terjual dibagi dengan jumlah kamar yang tersedia untuk di jual. Berdasarkan contoh di atas , maka paid occupancy percentage dihitung sebagai berikut :

No.of Rooms Sold 84

Paid Occupancy = x 100% = x 100%

Percentage Total Rooms Available 97

= 87 %

Paid occupancy tersebut menunjukkan bahwa dari jumlah kamar yang tersedia, terjual sebesar 87 % nya. Rasio ini dapat berfluktuasi setiap harinya, rasio dalam satu bulan atau satu tahun merupakan prosentase rata – rata hunian kamar yang terjual. Rasio ini umumnya digunakan untuk mengukur keberhasilan operasional suatu hotel, karena dengan tingginya penjualan kamar diharapkan penjualan pada outlet lainnya juga akan meningkat

Multiple Occupancy Percentage

Multiple occupancy percentage atau disebut juga double occupancy percentage menunjukkan tingkat hunian ganda atau seberapa besar dari kamar yang terjual dihuni lebih dari satu orang. Multiple occupancy percentage diperoleh dari kamar yang dihuni lebih dari satu orang dibagi dengan jumlah kamar yang terjual. Jumlah kamar yang dihuni lebih dari satu orang dapat dihitung dengan cara number of paid guest dikurangi number of room sold. Berdasarkan contoh di atas, maka multiple occupancy percentage dapat dihitung sebagai berikut :

Multiple Occupancy = No.of Paid Guest – No.of Rooms Sold x 100% =

Percentage No. of Rooms Sold

168 - 84 x 100% = 100%

Rasio tersebut menunjukkan bahwa 100% dari jumlah kamar yang terjual, dihuni lebih dari satu orang. Kadangkala dalam operation suatu hotel ditemui prosentase ini lebih dari 100%. Hal tersebut dikarenakan adanya kamar yang terjual lebih dari satu kali dalam satu malam dan kamar yang dihuni lebih dari dua orang , misalnya tambahan extra bed.

Manajemen lebih menyukai tingginya multiple occupancy percentage, karena alasan sebagai berikut :

· Harga double lebih tinggi

· Tamu yang banyak diharapkan

meningkatkan penjualan pada outlet lainnya.

Average Rate Per Rooms Sold

Average rate per rooms sold merupakan harga rata – rata dari kamar yang terjual. Average rate per rooms sold dihitung dari pendapatan bersih kamar dibagi dengan jumlah kamar yang terjual.

Berdasarkan contoh di atas, maka average rate per rooms sold dapat dihitung sebagai berikut Average Rate = Net Rooms Sales =

Per Rooms Sold No. of Rooms Sold

11.000.000 = Rp. 130.950,-

Average Rate Per Guest

Average rate per guest merupakan harga kamar rata – rata setiap tamu. Informasi ini penting bagi manajemen terutama pada saat double occupancy cukup tinggi. Pada umumnya average rate per guest ini dihitung berdasarkan jumlah seluruh tamu yang menginap di hotel ( number of guest). Apabila manajemen terlalu besar memberikan discount rate dan complimentary, maka hal tersebut akan memperkecil harga kamar per tamu. Berdasarkan contoh di atas , maka average rate per guest dapat dihitung sebagai berikut :

Average Rate per guest = Revenue/number of guest = 11.000.000/171= Rp. 64.327,-

Average Guest Per Room Sold

Average guest per rom sold menunjukkan jumlah rata – rata tamu pada setiap kamar yang terjual. Average guest per room sold dihitung dengan cara number of paid guest (tamu menginap berdasar paid basis) dibagi dengan number of rooms sold. Berdasarkan contoh di atas, maka dapat dihitung sebagai berikut :

Average Guest = Number Of Paid Guest =

Per Room Sold Number of room sold

168 = 2,00

Occupancy for Complimentary Percentage

Occupancy for complimentary percentage merupakan rasio yang menunjukkan tingkat hunian kamar secara gratis basis dari jumlah kamar yang tersedia untuk dijual. Occupancy for complimentary percentage dihitung dengan cara number of complimentary room dibagi dengan total rooms available. Berdasarkan contoh di atas, maka dapat dihitung sebagai berikut :

Average Guest = Number Of Complimentary Rooms x 100% =

Per Room Sold Total Rooms Available

= x 100% = 3,09 %

Average Length of Stay (monthly)

Average length of stay merupakan rasio yang menunjukkan rata-rata lama tinggal di hotel. Average length of stay dihitung dengan cara Number of rooms occupied dibagi dengan Number of check in (arrival) selama periode tertentu misalkan bulanan. Sebagai contoh, selama satu bulan jumlah tamu check in sebesar 1.560 kali , maka average length of stay dihitung sebagai berikut :

Average Lenght = No.Of Room Occupied =

Of Stay No.Of Check In

2.498 = 1,6 hari

1.560 times

Cost Per Occupied Room (monthly)

Cost per Occupied room ( Biaya per Kamar) dihitung untuk mengetahui jumlah biaya operasional kamar dalam satu periode ( mis: bulanan) hal ini digunakan untuk mengevaluasi pengaruhnya terhadap laba kamar. Misalnya biaya operasional kamar selama satu bulan sebesar Rp.113.000.000,- , maka Cost per Occupied Room dihitung sebagai berikut:

Cost Per = Room Expenses =

Occ.Room No.of Room Occupied

113.000.000

= Rp.45.236,-

2.498

FOOD AND BEVERAGE OPERATING RATIO

Net Food (Beverage) Sales

Net food (beverage) sales merupakan pendapatan bersih dari penjualan makanan ( minuman), diperoleh dari pendapatan \ penjualan kotor dikurangi allowance.

Number of Covers

Number of covers merupakan jumlah tamu yang makan di restoran dan outlet lainnya di Food and Beverage Department.

Average Food Check

Average food check disebut juga Average Sale of Food per Cover merupakan harga rata – rata untuk setiap tamu yang makan di hotel (cover). Average food check dihitung dengan cara Net Food Sales dibagi dengan number of covers. Berdasarkan contoh di atas, maka dapat dihitung sebagai berikut :

Average Food Check = Net Food Sales =

Number of Covers

5.200.000 = Rp. 12.903,-

403

Average food check tidak hanya digunakan untuk menghitung harga rata-rata makanan dari seluruh outlet food and beverage department, akan tetapi harga ini dapat digunakan untuk mencari harga rata – rata dari suatu outlet , misalnya : coffee shop dan room service. Selain itu, average food check dapat digunakan untuk mengetahui harga rata
- rata makanan untuk suatu periode meals misalnya: breakfast, lunch dan dinner. Informasi mengenai harga rata- rata makanan yang terjual dapat digunakan manajemen dalam penetapan menu dan harga.

Food Cost Percentage

Food cost percentage merupakan prosentase harga pokok penjualan makanan dari penjualan. Food cost dalam industri hotel pada umumnya sekitar 35 % dan untuk minuman sekitar 25 %. harga pokok makanan sekitar 35% merupakan rata – rata dari makanan yang terjual, jadi bukan harga pokok untuk setiap item menu.

Dapat terjadi cost untuk breakfast sekitar 30 %, lunch sekitar 35% dan dinner sekitar 40%, sehingga total cost sebesar 35%. Informasi mengenai cost sangat penting bagi manajemen dalam pengendalian biaya dan kualitas makanan. Apabila terjadi food cost percentage lebih tinggi dari yang ditetapkan manajemen dapat mengakibatkan profit yang diperoleh akan kecil.

Tingginya food cost perlu diselidiki lebih lanjut penyebabnya. Kenaikan food cost kemungkinan dapat disebabkan oleh naiknya harga bahan makanan, kerusakan bahan makanan di dapur, pengolahan tidak sesuai standard recipe dan sering terjadi kesalahan order. Sedangkan rendahnya food cost dari standar yang telah ditetapkan manajemen, belum tentu berarti baik. Rendahnya food cost akibat pengurangan porsi atau pemakaian bahan yang lebih murah dan rendah mutunya dapat mengakibatkan turunnya kualitas makanan yang dijual hotel.

Sebagai contoh , apabila food cost yang terjadi sebesar Rp.1.770.000,- maka berdasarkan contoh di atas ( manager’s daily report) maka, food cost percentage dapat dihitung sebagai berikut :

Food Cost = Food Cost = x100% =

Percentage Net Food Sales

1.770.000 = x 100% = 34,03 %

5.200.000

Cover Per Guest

Cover per guest merupakan rasio yang menunjukkan perbandingan antara jumlah tamu makan di hotel dengan jumlah tamu yang menginap di hotel. Rasio ini dapat digunakan manajemen sebagai indikator mengenai minat tamu makan di hotel. Rasio ini dihitung dengan cara number of covers dibagi dengan number of guest. berdasarkan contoh di atas maka rasio cover per guest dapat dihitung sebagai berikut :

Cover Per = no of covers =

Guest No.of Guest

403

= 2,35

171

Rasio tersebut menunjukkan bahwa minat tamu untuk makan di hotel cukup besar. Apabila rasio ini mendekati satu atau bahkan di bawah satu, maka kemungkinan besar bahwa tamu yang menginap di hotel kurang berminat terhadap makanan yang di jual hotel. hal tersebut perlu diatasi segera oleh manajemen. Manajemen dapat melakukan survey untuk mengetahui penyebabnya.

Apa yang akan Anda lakukan sebagai seorang Cost Control apabila pada saat menghitung stock atau inventory di outlet store seperti produk Food & Beverage sering terjadi kesalahan atau selisih antara Begining stock ,Store Requestion dengan Penjualan serta Ending stock..? hal ini akan selalu terjadi apabila Anda tidak melakukan Daily Inventory atau tidak mempunyai data pencatatan transaksi produk secara detail dan kontinyu ( berkesinambungan )

Untuk memastikan bahwa stock barang - barang di outlet store bisa tercontrol dengan baik maka pada kesempatan ini saya akan memberikan caranya yaitu dengan menggunakan tabel atau Aplikasi Food & Beverage Spot Check, yang akan terbagi menjadi dua bagian yaitu Food Inventory Spot Check dan Beverage Inventory Spot Check.

Tujuan dan Fungsi Food & Beverage Inventory Spot Check

Tujuan dan Fungsi dari penghitungan atau Inventory spot check adalah :
* Untuk mengontrol stock / Produk yang ada di outlet store
* Untuk mengetahui jumlah penjualan produk yang ada di oultelt
* Memudahkan pada saat inventory akhir bulan
* Meminimalisir produk yang hilang dan rusak ( loss & spoilage ) atau proses Cheating yang akan di lakukan oleh oknum yang tidak bertangung jawab.
Food Inventory Spot Check

Gambar tabel excel silahkan klik Food Inventory Spot Check

https://docs.google.com/viewer?url=https%3A%2F%2Fdocs.google.com%2Fuc%3Fid%3D0B4VJoBTRz2SkSmV4bFFBd2NNZ3c&embedded=true
Cara Membuat Food Inventory Spot Check

Pertama : untuk pembuatan Food inentory spot check, Anda terlebih dahulu harus menentukan produk item atau menu apa saja yang akan di inventory, usahakan produk menu yang paling laku atau banyak terjual, selanjutnya tentukan Unit serta unit portion ( grm ) maksudnya dalam 1 Porsi itu quantitinya berapa grm

Kedua : Stock Available maksudnya pada kolom ini tentukan terlebih dahulu Opening stock / Par stock dari produk iem yang akan di jual selanjutnya tambahkan kolom Requestion artinya kolom yang akan di isi dengan total produk yang di order dari Food store sehingga akan menjadi Stock available

Ketiga : Sales yaitu kolom yang akan di isi dengan total penjualan produk item tersebut, data penjualan ini harus sesuai dengan total sistem penghitungan penjualan yang di gunakan oleh bagian cashier artinya jumlah penjualan di outlet harus balance dengan jumlah penjualan yang ada di bagian cashier / income audit

Ke empat : Credit yaitu kolom yang berisi penjualan produk item tersebut tetapi berupa Entertaint atau Officer Check artinya produk akan berkurang tetapi tidak mendapatkan revenue

Kelima : Closing atau Ending stock adalah sisa produk item dari penghitungan Opening stock + Store Requestion - Sales - Credit = Ending stock. Pada kolom ini berisi ending stock secara theory dan ending stock secara actual, tujuannya adalah untuk membandingkan penghitungan stock secara sistem dan manual

Ke enam : Different atau Selisih, pada kolom ini akan secara otomatis terlihat selisih penghitungan produk apabila terjadi salah penghitungan quantity produk antara Opening stock , Sales serta Closing

Pada tabel excel Inventory spot check ini juga di lengkapai dengan kolom todayartinya transaksi harian dan kolom todate artinya akumulasi dari transaksi harian selama periode tertentu, serta kolom - kolom tersebut berisi rumus excel yang mudah di pelajari.

Beverage Inventory Spot Check
Bentuk tabel dan cara penghitungannya sama dengan Food inventory spot check hanya yang membedakan di Bevergae Inventory Spot check adalah produknya saja, seperti Anda ketahui yang termasuk kedalam produk beverage adalah Mineral Water, Soft Drink, Beer atau minuman ber Alcohol ( wine, liquer dsb )

Sama halnya dengan Food inventory spot check, penghitungan serta kolom Beverage Inventory spot check juga terdiri dari Opening stock, Store Requestion, Penjualan serta Ending stock, Anda bisa pelajari sistem penghitungannya, mudah - mudahan bermanfaat dan menjadi tambahan pembelajaran bagi Anda sebagai cost control

Laporan Inventory spot check ini bisa Anda laporkan pada atasan Anda ( FC, EAM, GM ) dengan terlebih dahulu di setujui oleh F&B Manager, apabila diminta oleh perusahaan Anda.