ANALISIS STATISTIK OPERASIONAL

            Dalam mengendalikan operasional suatu hotel,  manajemen membutuhkan informasi yang akurat dan secepatnya.  Informasi mengenai perkembangan usaha, seperti pendapatan penjualan kamar, penjualan makanan dan minuman disetiap restoran, jumlah kamar yang dijual, jumlah tamu yang menginap, jumlah tamu makan dan lain – lain , selalu berfluktuasi setiap harinya.  Perubahan – perubahan tersebut perlu dicermati manajemen, sehingga kondisi yang kurang menguntungkan dapat segera diantisipasi.  

            Informasi mengenai operasional setiap hari disajikan dalam suatu laporan.  Laporan tersebut yaitu Manager’s Daily Report , seringkali disebut juga Daily Report of Operation.  Manager’s Daily Report memuat informasi , antara lain:

¨       - Penjualan dengan sumbernya

¨       - Statistik dan rasio operasional

¨      - Saldo Bank

¨      - Jumlah Piutang

Salah satu rasio yang digunakan untuk menganalisis operasional yaitu occupancy atau tingkat hunian.Rasio occupancy menunjukkan tingkat penggunaan fasilitas hotel yang dijual untuk menghasilkan pendapatan.  Dalam operasional hotel, occupancy sebenarnya tidak hanya digunakan untuk mengukur tingkat hunian kamar (room occupancy) saja , akan tetapi juga dapat untuk mengukur tingkat hunian kursi (seat occupancy) di restauran.

Room occupancy  merupakan tingkat hunian kamar yang terjual dari jumlah yang tersedia.  Occupancy tersebut selalu berfluktuasi dari hari ke hari.  Tingginya room occupancy  suatu hotel  di harapkan dapat mendongkrak penjualan dari outlet lainnya misalnya penjualan makanan dan minuman, telepon, laundry, sport dan lainnya.  Sehingga banyak sukses tidaknya suatu hotel diukur dari room occupancy.  Meskipun demikian, room occupancy yang tinggi  harus tetap memperhatikan harga kamar.  

ROOM OPERATING RATIO

Net Room Sales

Net Room Sales atau pendapatan bersih kamar merupakan pendapatan bersih dari penjualan kamar.  Apabila ada potongan penjualan (allowance), harus dikurangkan terhadap pendapatan kotor kamar untuk memperoleh net room sales. 

Total Rooms In The House

Total rooms in the house merupakan jumlah kapasitas kamar tamu yang dimiliki hotel. 

contoh : Total Rooms In The House  =  100 kamar

Permanent House Use          

Permanent House Use merupakan kamar tamu yang digunakan secara tetap untuk suatu periode.  Pemakaian kamar secara permanen ini umumnya digunakan untuk executive staff, sehingga bukan merupakan kamar yang dijual.

contoh: Permanent House Use = 2 Kamar

Complimentary Rooms

Complimentary rooms merupakan kamar yang dihuni oleh tamu secara gratis basis atau tamu yang menginap tidak dikenakan biaya.  Complimentary rooms  pada umumnya diberikan oleh hotel untuk tour leader, tamu penting, konsultan manajemen, akuntan publik dan kompensasi pelayanan.

contoh :  Complimentary room =  3 kamar

Rooms Available

Rooms Available merupakan jumlah kamar tamu yang tersedia untuk dijual pada suatu periode.  Rooms available merupakan jumlah kamar yang tersdia untuk dijual, sehingga kamar tamu yang digunakan secara permanen oleh staff (permanent house use) dan kamar yang rusak atau dalam perbaikan harus tidak diperhitungkan.

                   Total Rooms Available =   Total Rooms In The House –

                                                               Permanent House Use – Out Of Order

Berdasarkan contoh – contoh di atas, maka Total Rooms Available satu hari dapat dihitung sebagai berikut :

Total Rooms In the House =  100- 2-1 = 97 kamar.

Number of  Rooms Sold

Number of  Rooms Sold merupakan jumlah kamar tamu yang terjual, atau jumlah kamar yang dihuni secara paid basis.  Karena yang diperhitungkan hanya kamar yang terjual saja, maka complimentary rooms tidak diperhitungkan. 

Number of Rooms Sold berbeda pengertiannya dengan  Rooms Occupied.  Rooms occupied merupakan jumlah kamar tamu yang dihuni, sehingga kamar – kamar yang dihuni secara gratis basis ( complimentary), tetap diperhitungkan.

                          Number of Rooms Sold =  Rooms Occupied – Complimentary Rooms

Berdasarkan contoh di atas ( Manager’s Daily Report) , maka number of Rooms Sold , dapat dihitung sebagai berikut :

                         Number of Rooms Sold = 87 – 3   =  84 kamar

Number of Paid Guest

Number of paid guest merupakan jumlah tamu yang menginap pada kamar yang terjual.  Number of paid guest berbeda dengan number of guest.  Number of guest merupakan jumlah seluruh tamu yang menginap, termasuk tamu – tamu complimentary.  Dengan menggunakan contoh di atas maka number of paid guest dapat dihitung sebagai berikut :

Number of paid guest = No. of  guest – no. complimentary guest

                                    =     171  -  3    =   168

Paid Occupancy Percentage

Paid occupancy percentage merupakan persentase tingkat hunian kamar yang terjual.  Dalam menghitung paid occupancy percentage, kamar yang dihuni secara complimentary tidak diperhitungkan.  Paid ocupancy  diperoleh dengan  jumlah kamar yang terjual dibagi dengan jumlah kamar yang tersedia untuk di jual.  Berdasarkan contoh di atas , maka paid occupancy percentage dihitung sebagai berikut :

          No.of Rooms Sold                          84

Paid  Occupancy       =                                          x 100%  =               x 100%

            Percentage                    Total  Rooms Available                      97

                    

                                            =     87  %

Paid occupancy tersebut menunjukkan bahwa dari jumlah kamar yang tersedia, terjual sebesar 87 % nya.  Rasio ini dapat berfluktuasi setiap harinya, rasio dalam satu bulan atau satu tahun merupakan prosentase rata – rata hunian kamar yang terjual.  Rasio ini umumnya digunakan untuk mengukur keberhasilan operasional suatu hotel,  karena dengan tingginya penjualan kamar diharapkan penjualan pada outlet lainnya juga akan meningkat 

Multiple Occupancy Percentage

Multiple  occupancy percentage atau disebut juga double occupancy percentage  menunjukkan tingkat hunian ganda atau seberapa besar dari kamar yang terjual dihuni lebih dari satu orang.  Multiple occupancy percentage diperoleh dari kamar yang dihuni lebih dari satu orang dibagi dengan jumlah kamar yang terjual.  Jumlah kamar yang dihuni lebih dari satu orang dapat dihitung dengan cara number of paid guest dikurangi number of room sold.  Berdasarkan contoh di atas, maka multiple occupancy percentage dapat dihitung sebagai berikut :

Multiple  Occupancy =   No.of Paid Guest – No.of Rooms Sold   x 100%  =             

Percentage                                     No. of Rooms Sold      

                                        168 -  84          x 100% =   100%  

                                             84

Rasio tersebut menunjukkan bahwa  100% dari jumlah kamar yang terjual, dihuni lebih dari satu orang.  Kadangkala dalam operation suatu hotel ditemui prosentase ini lebih dari 100%.  Hal tersebut dikarenakan adanya kamar yang terjual lebih dari satu kali dalam satu malam dan kamar yang dihuni lebih dari dua orang , misalnya tambahan extra bed.

Manajemen lebih menyukai tingginya multiple occupancy percentage, karena alasan sebagai berikut :

·         Harga double lebih tinggi

·         Tamu yang banyak diharapkan

       meningkatkan penjualan pada outlet lainnya.

Average Rate Per Rooms Sold

Average rate per rooms sold merupakan harga rata – rata dari kamar yang terjual.  Average rate per rooms sold dihitung dari pendapatan bersih kamar dibagi dengan jumlah kamar yang terjual. 

 Berdasarkan contoh di atas, maka average rate per rooms sold dapat dihitung sebagai berikut Average Rate     =       Net Rooms Sales             =             

Per Rooms Sold          No. of Rooms Sold      

  11.000.000     =  Rp. 130.950,- 

                                            84

Average Rate Per Guest

Average  rate per guest merupakan harga kamar rata – rata  setiap tamu.  Informasi ini penting bagi  manajemen terutama pada saat double occupancy cukup tinggi.  Pada umumnya average rate per guest ini dihitung berdasarkan jumlah seluruh tamu yang menginap di hotel ( number of guest).  Apabila manajemen terlalu besar memberikan discount rate   dan complimentary, maka hal tersebut akan memperkecil  harga kamar per tamu.  Berdasarkan contoh di atas , maka average rate per guest dapat dihitung sebagai berikut :

                            

  Average Rate per guest  =   Revenue/number of guest = 11.000.000/171=  Rp. 64.327,- 

                                                                   

Average Guest Per Room Sold

Average guest per rom sold  menunjukkan jumlah rata – rata tamu pada setiap kamar yang terjual.  Average guest per room sold dihitung dengan cara number of paid guest (tamu menginap berdasar paid basis) dibagi dengan number of rooms sold.  Berdasarkan contoh di atas, maka dapat dihitung sebagai berikut :

                            Average Guest  =   Number Of  Paid Guest   =             

                             Per Room Sold       Number of room sold      

                                                                  168       =     2,00

                                                                   84

Occupancy for Complimentary Percentage

Occupancy for complimentary percentage merupakan rasio yang menunjukkan tingkat hunian kamar secara gratis basis dari jumlah kamar yang tersedia untuk dijual.  Occupancy for complimentary percentage dihitung dengan cara number of complimentary room dibagi dengan total rooms available.  Berdasarkan contoh di atas, maka dapat dihitung sebagai berikut :

                        

Average Guest  =   Number Of  Complimentary Rooms   x 100%  =             

  Per Room Sold                Total Rooms Available      

                                                                     3       

                                                         =            x 100%    =   3,09 %

                                                                    97

Average Length of  Stay (monthly)

Average length of stay merupakan rasio yang menunjukkan  rata-rata lama  tinggal di hotel.  Average length of stay dihitung dengan cara Number of rooms occupied dibagi dengan Number of check in (arrival) selama periode tertentu misalkan bulanan. Sebagai contoh, selama satu bulan jumlah tamu check in sebesar 1.560 kali , maka average length of stay dihitung sebagai berikut :

                                                    

 Average Lenght  =    No.Of Room Occupied   =             

   Of Stay                           No.Of Check In      

                                                                  2.498 =  1,6 hari

                                                               1.560 times

Cost Per Occupied Room (monthly)

Cost per Occupied room ( Biaya per Kamar) dihitung  untuk mengetahui jumlah biaya operasional kamar dalam satu periode ( mis: bulanan) hal ini digunakan untuk mengevaluasi  pengaruhnya terhadap laba kamar.  Misalnya biaya operasional kamar selama satu bulan sebesar Rp.113.000.000,- , maka Cost per Occupied Room dihitung sebagai berikut:

                             Cost Per         =  Room Expenses            =             

                             Occ.Room          No.of Room Occupied       

                                                              113.000.000       

                                                             =   Rp.45.236,-

                                                                   2.498

FOOD AND BEVERAGE OPERATING RATIO

Net Food (Beverage) Sales

Net food (beverage) sales merupakan pendapatan bersih dari penjualan makanan ( minuman), diperoleh dari pendapatan \ penjualan kotor dikurangi allowance.

Number of Covers

Number of covers merupakan jumlah tamu yang makan di restoran dan outlet lainnya di Food and Beverage Department.

Average Food Check       

Average food check  disebut juga Average Sale of Food per Cover  merupakan  harga rata – rata untuk setiap tamu yang makan di hotel (cover).  Average food check dihitung dengan cara Net Food Sales dibagi dengan number of covers.  Berdasarkan contoh di atas, maka dapat dihitung sebagai berikut :

 

                                             

                Average  Food Check  =     Net Food Sales        =             

                                                                                          Number of Covers      

                                                            5.200.000  =   Rp. 12.903,-

                                                                  403

Average food check tidak hanya digunakan untuk menghitung harga rata-rata makanan dari seluruh outlet food and beverage department, akan tetapi harga ini dapat digunakan untuk mencari harga rata – rata dari suatu outlet , misalnya : coffee shop  dan room service.  Selain itu,  average food check dapat digunakan untuk mengetahui harga rata
- rata makanan untuk suatu periode meals misalnya: breakfast, lunch dan dinner.  Informasi mengenai harga rata- rata makanan yang terjual dapat digunakan manajemen dalam penetapan menu dan harga.

Food Cost Percentage

Food cost percentage merupakan prosentase harga pokok penjualan makanan dari penjualan.  Food cost  dalam industri hotel pada umumnya sekitar 35 % dan untuk minuman sekitar 25 %.  harga pokok makanan sekitar 35% merupakan rata – rata dari makanan yang terjual, jadi bukan harga pokok untuk setiap item menu. 

Dapat terjadi cost untuk breakfast sekitar 30 %, lunch sekitar 35% dan dinner sekitar 40%, sehingga total cost sebesar 35%.  Informasi mengenai cost sangat penting bagi manajemen dalam pengendalian biaya dan kualitas makanan.  Apabila terjadi food cost  percentage  lebih tinggi dari yang ditetapkan manajemen dapat mengakibatkan profit yang diperoleh akan kecil. 

Tingginya food cost perlu diselidiki lebih lanjut penyebabnya.  Kenaikan food cost  kemungkinan dapat disebabkan oleh naiknya harga bahan makanan, kerusakan bahan makanan di dapur, pengolahan tidak sesuai standard recipe dan sering terjadi kesalahan order.  Sedangkan rendahnya food cost dari standar yang telah ditetapkan manajemen, belum tentu berarti baik.  Rendahnya food cost akibat pengurangan porsi atau pemakaian bahan yang lebih murah dan rendah mutunya dapat mengakibatkan turunnya kualitas makanan yang dijual hotel.

Sebagai contoh , apabila food cost yang terjadi sebesar Rp.1.770.000,- maka berdasarkan contoh di atas ( manager’s daily report) maka, food cost percentage dapat dihitung sebagai berikut :

                Food Cost     =      Food Cost  =        x100%  =             

                Percentage        Net Food Sales

       

                                        1.770.000           =         x 100%    =   34,03 %

                                        5.200.000

Cover Per Guest

Cover per guest merupakan rasio yang menunjukkan perbandingan antara jumlah tamu makan di hotel dengan jumlah tamu yang menginap di hotel.  Rasio ini dapat digunakan manajemen sebagai indikator mengenai minat tamu makan di hotel.  Rasio ini dihitung dengan cara number of covers dibagi dengan number of guest.  berdasarkan contoh di atas maka rasio cover per guest dapat dihitung sebagai berikut :

              Cover  Per   =        no of covers                        =             

                Guest                   No.of Guest

       

                                          403      

                                    =                  2,35

                                           171

Rasio tersebut menunjukkan bahwa minat tamu untuk makan di hotel cukup besar.  Apabila rasio ini mendekati satu atau bahkan di bawah satu, maka kemungkinan besar bahwa tamu yang menginap di hotel kurang berminat terhadap makanan yang di jual hotel.  hal tersebut perlu diatasi segera oleh manajemen.  Manajemen dapat melakukan survey untuk mengetahui penyebabnya.